Modul Access

MODUL ACCESS

Selepas tamat modul ini anda akan dapat :
• Bina Table
• Buat Query
• Buat Report
• Bina Form
• Buat Menu

Mulakan Access
Start – Program – Access

Klik Blank Database
Taip nama file : Sistem Maklumat Pelajar
Klik Create

BINA TABLE
Klik Design View dan save tables : Maklumat Pelajar
Klik Ok.

Sekarang kita akan mula isikan data dalam Field Name bagi table di bawah .
Table ini adalah untuk maklumat pelajar . Saya hadkan maklumat pelajar hanya kepada perkara-perkara di bawah sahaja. Anda boleh tambah jika perlu dan berkaitan
• No Pendaftaran
• Nama
• Tarikh Lahir
• Alamat pelajar
• Telefon
• Nama penjaga
• Pendapatan penjaga

- Klik pada row Alamat Pelajar .
- Perhatikan pada Field Size . Tukarkan angka 50 kepada 150 ( supaya alamat dapat ditaipkan lebih panjang )

Highlight baris field No Pendaftaran.
Klik pada ikon berbentuk kunci untuk mencipta Primary key bagi field No Pendaftaran.
Save As – Table Maklumat Pelajar –Klik OK

- Klik icon View

- Masukkan data 15 orang pelajar pada Table Maklumat Pelajar

Sila tutup table Maklumat pelajar .
2 klik Create table in Design View

Ciptakan table kedua seperti di bawah .

Ciptakan Primary key bagi field No Pendaftaran.
Namakan table ini sebagai AKADEMIK
Masukkan data markah untuk 15 pelajar bagi semua subjek

Tutup table AKADEMIK

2 klik Create table in Design View
Ciptakan table ketiga seperti di bawah .

Ciptakan Primary key bagi field No Pendaftaran.
Namakan table ini sebagai Ko –Kurikulum
Masukkkan data seperti dibawah;

Tutup table Ko-kurikulum

MENCIPTA RELATIONSHIPS
Relationship membolehkan semua table yang dicipta dalam sesuatu pangkalan data dihubungkan antara satu sama lain. Ini bermakna data-data dalam table dapat dikongsikan.

Klik Database Tools dan klik ikon Relationship

Klik pada nama table Akademik dan klik butang Add.
Klik pada nama table Maklumat Pelajar dan klik butang Add.
Klik pada nama table Kokurikulum dan klik butang Add.
Klik butang Close.

Pada tetingkap Relationship, klik pada field No Pendaftaran bagi table Maklumat Pelajar.
Tanpa melepaskan butang tetikus, seretkan ke field No Pendaftaran bagi table Akademik dan kemudian lepaskan tetikus.
Klik butang Create. Perhatikan terdapat suatu garisan yang menghubungkan table-table berkenaan.
Klik semula pada field No Pendaftaran bagi table Maklumat Pelajar.
Tanpa melepaskan butang tetikus, seretkan ke field No Pendaftaran bagi table Ko-kurikulum dan kemudian lepaskan tetikus.
Klik butang Create.
Perhatikan terdapat suatu garisan yang menghubungkan table-table berkenaan.
Tutup tetingkap Relationship.

MENCIPTA FORM

Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Create dan pilih form

Anda boleh memilih jenis form daripada AutoFormat yang dipaparkan ,
Melalui Menu Design anda juga dapat melaksanakan editing tajuk, insert gambar dan sebagainya. Cuba guna kreativiti sendiri.
Save form tersebut.
Binalah form untuk Maklumat Pelajar, Akademik dan Ko-Kurikulum dan
Save form tersebut dengan nama Borang Maklumat Pelajar, Borang Akademik dan Borang KoKurikulum.

BINA QUERY
Buka fail Sistem Maklumat pelajar
Klik menu Create

Klik Query Design ( Lihat rajah di atas )

Klik table Maklumat pelajar
Klik Add
KLIK Ko-kurikulum
Klik Add
Klik Close

Selepas Close

2 klik Nama dalam Maklumat pelajar (lihat anak panah di atas )
2 klik Unit Beruniform dalam Ko-kurikulum

Taipkan arahan seperti di bawah ( dalam kurungan )
[ SILA PAPARKAN NAMA AHLI UNIT UNIFORM ]

Sekarang cuba klik icon View ( lihat anak panah di atas )

Cuba taipkan PENGAKAP
Ok

Lihat apa yang berlaku.
Nama ahli pengakap telah dipaparkan . Sungguh menarik sekali.

File – Save As
Taipkan fail QUNIFORM
Ok

Sekadar satu Query saya tunjukkan . Query lain sama saja cara dan langkahnya.
Selamat mencuba .

BUAT REPORTS

Kita akan buat report untuk View dan print jika mahu .
Buka fail Sistem maklumat pelajar

Klik Menu Create
Pilih Report Wizard dan klik

Pilih table : Maklumat pelajar

Klik >> untuk semua Selected fields dan > untuk selected satu persatu field
( lihat panah di bawah )

Klik Next

Pilih Ascending
Pilih Nama ( nama yang dipaparkan nanti ikut A to Z )
Next

Pilih layout : Columnar
Orientation : Portrait ( lihat anak panah )

Klik Next

Pilih bentuk tulisan Cth : Solstice
Klik Next
Masukkan nama report sebagai Laporan Maklumat Pelajar.

Klik Finish
Inilah Report yang dipaparkan .

Tutup report Laporan Maklumat Pelajar

PEMBINAAN MENU

Buka fail Sistem maklumat Pelajar
Klik Menu Create
Klik Form Design
Klik ikon label Aa dan tarik ke ruang kerja untuk masukkan tajuk sistem iaitu sistem maklumat pelajar.

Untuk bina button, klik ikon command button seret ke ruang kerja satu tetingkap akan keluar.

Pilih Form Operations>Open Form>Next
Pilih Borang Maklumat Pelajar, kemudian klik Next

Pilih Open the form and show all the records
Klik Text, tukar Open Form kepada Maklumat Pelajar, Next

Satu tetingkap akan keluar, namakan button tersebut sebagai maklumat pelajar, kemudian klik Finish

Simpan form (save form as) dengan nama Menu Utama
View form tersebut untuk dapatkan hasil pautan (link).
Ulangi langkah yang sama untuk borang akademik dan ko-kurikulum

Untuk report ulangi langkah yang sama tetapi Cuma perlu pilih Report Operations>Preview Report